Hoy en día son mas las empresas que implementan sistemas de gestión integrados en materia de calidad, seguridad y ambiente, las razones son muy variadas, puesto que los procesos de negocios se ven muchos mas exigidos del impacto que producen en el ambiente, de la satisfacción de sus clientes y la seguridad y salud ocupacional de los trabajadores.
Los sistemas de gestión integrados tienen relevancia en la
voluntad del empresario y en la independencia de implementar o no un sistema de
gestión. La empresa tiene el deber mas
que una obligación de asumir la
responsabilidad de lo que esta generando, no solo limitarse a lo que esta
produciendo como un bien o un servicio, para la satisfacción del cliente sino a
todo lo que conlleva este proceso, desde el capital humano que interviene en lo
que fabrica, comercializa, distribuye hacia el cliente y lo que le devuelve al
ambiente en residuos, emanaciones, desechos, vertidos, incluyendo el buen uso de
los recursos no renovables. Este tema profundiza la implantación de un sistema
que permita garantizar el cumplimiento de leyes y normas internacionales,
teniendo como propósito el logro de una política integrada de gestión, es decir
la integración de todas las actividades de una organización.
Esta nueva forma de trabajo que se adapta a las exigencias
del mercado, se fundamenta en la cooperación de todos los departamentos de la
empresa así como aquellos factores externos que la afectan: proveedores,
publicistas, distribuidores. Una herramienta que ayuda al cumplimento de
sistema de gestión integrados, es la aplicación de un sistema de calidad total
(abreviada TQM, del inglés Total Quality Management) es una estrategia que
permite a las organizaciones abrirse camino a través del cual mejorarán la
comunicación, los conocimientos, la participación e integración y relaciones de
su capital humano. Todo ello mejorando en consecuencia su funcionamiento en
general, disminuyendo costos y, por tanto, aumentando la productividad y así,
su objetivo, el beneficio. La calidad es un factor estratégico de gran importancia,
que constituye el mejor argumento para competir en el mercado y que representa
una garantía para su continuidad y su futuro. Para lograr alcanzar la calidad
total se debe recurrir a la administración total de la calidad, la cual fue
creada para ayudar a las organizaciones a satisfacer las necesidades de sus
clientes, a través, de una inmejorable calidad, rapidez en tiempos de entrega y
servicio con un mínimo de mantenimiento.
Ventajas de los sistemas de Gestión Integrados.
- Las auditorias de implantación, seguimiento y certificación de todos los sistemas de gestión que hayan establecidos en la empresa se podrán realizar al mismo tiempo, en los plazos correspondientes, por un equipo auditor polivalente. Con ello se reducirían los costos que para una organización supone la preparación de dichas auditorias.
- Sería un incentivo para la innovación en las organizaciones, que proporcionaría valor añadido a sus actuaciones.
- Simplificaría la documentación necesaria al ser ésta única, lo que traería consigo transparencia, facilidad de manejo y reducción de costos de mantenimiento.
- Al tender a un sistema único y por lo tanto, un sistema más fácil de manejar, desarrollar y mantener, ayudaría, animaría y sensibilizaría a las organizaciones a mejorar su competitividad y su imagen en el mercado.
- Mejora de la comunicación interna y la participación y confianza del personal.
- Eficacia del sistema de gestión, al establecer en conjunto políticas, objetivos, programas, capacitación, control, monitoreo y revisión.
- Simplificación del proceso de certificación y menor costo.
- Presenta más ventajas competitivas con respecto a cada sistema de gestión por separado a pesar de ser más costoso.
- Mejor satisfacción del cliente y otras partes interesadas.
- Desde el punto de vista operacional, un sistema de gestión integrado cubre todos los aspectos del negocio, desde la calidad del producto y el servicio al clientes, hasta el mantenimiento de las operaciones dentro de una situación de seguridad ambiental aceptable
Eliminación total de riesgos laborales en las actividades de la organización es uno de los objetivos de los sistemas de gestión integrada.
Desventajas de los sistemas de Gestión Integrados.
- Mayor costo de implantación, en relación con un solo sistema particular de gestión.
- Mayor esfuerzo en materia de formación, de organización y de cambio de la cultura empresarial.
- Déficit de personal capacitado para la realización de auditorias de los sistemas de gestión existentes.
- Se requiere de mayor esfuerzo en la planificación, el control de los procesos y en la toma de decisiones.
Norma Internacional ISO 9001:2000
Esta Norma Internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión
de la calidad, cuando una organización necesita demostrar su capacidad para proporcionar de forma coherente
productos que satisfagan los requisitos del cliente y los reglamentarios
aplicables, y aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz
del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y el
aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los
reglamentarios aplicables.
Requisitos generales
La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un
sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de
acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional.
La organización debe:
- Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización.
- Determinar la secuencia e interacción de estos procesos,
- Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces,
- Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos,
- Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos,
- Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.
En los casos en que la organización opte por contratar externamente cualquier
proceso que afecte la conformidad del producto con los requisitos, la
organización debe asegurarse de controlar tales procesos. El control sobre
dichos procesos contratados externamente debe estar identificado dentro del
sistema de gestión de la calidad.
Requisitos de la documentación
La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:
- Declaraciones documentadas de una política de calidad y de objetivos de la calidad,
- Un manual de la calidad,
- Los procedimientos documentados requeridos en esta Norma Internacional,
- Los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos,
- Los registros requeridos por esta Norma Internacional
La extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad
puede diferir de una organización a otra debido a:
a) El tamaño de la organización y el tipo de actividades,
b) La complejidad de los procesos y sus interacciones,
c) La competencia del personal.
La documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio.
Manual de la calidad
La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad que
incluya:
- El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo detalles y la justificación de cualquier exclusión
- Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos.
- Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.
Control de los documentos
Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben
controlarse . Los registros son un tipo especial de documento y deben
controlarse de acuerdo con los requisitos citados.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles
necesarios para:
- Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación, antes de emisión,
- Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,
- Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
- Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso,
- Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,
- Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución,
- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan cualquier razón.
Control de los registros
Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de
la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema
de gestión de la calidad. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente
identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento
documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el
almacenamiento, la protección, la recuperación,el tiempo de retención y la
disposición de los registros.
Como se expresa en el artículo citado anteriormente, los Sistemas de Gestión Integrados son de gran importancia debido a que permiten unificar los sistemas de gestión de una empresa, que anteriormente se trabajaban en forma independiente con el fin de reducir costos y maximizar resultados, teniendo en cuenta que un sistema de gestión se entiende como un conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para alcanzar los objetivos de una organización.
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